שנה חדשה מתחילה, וכל מורה מקבל קבוצת תלמידים – או  כמה – חדשות. לפעמים מדובר במאה תלמידים, אפילו יותר. תכפילו, ותקבלו 200 הורים.

מול ההורים האלו מתקיימת תקשורת שוטפת בערוצים שונים. הם מתקשרים, אני שולחת מסרון או וצפ, וכמובן מיילים. הכתובות והמספרים שלהם קיימים ומתועדים במערכות של בית הספר. אבל הם לא נמצאים באנשי הקשר אצלנו, בפלאפון ובמחשב. אז אני צריכה לחפש בכל פעם את המספר או כתובת המייל, ולפעמים כבר יותר קצר לוותר על המאמץ. איך מעבירים את המידע הקיים בתנ”פ אל המכשירים שלי בכמה קליקים?

שלב ראשון: ייצוא

נייצא מתוכנת הניהול הבית ספרי (תנ”פ) שלנו את טבלת פרטי הקשר של ההורים. כאן זה תלוי באיזו תוכנה יש לכם, אבל אתם אמורים לקבל אקסל נחמד עם המון טורים, שם הילד, וכיתה, ומספרי טלפון של ההורים.

שלב שני: ארגון הנתונים

נסדר את הטורים. אנחנו צריכים 3 טורים: מייל, טלפון, ושם. 

שימו לב – אנחנו רוצים שם שכולל הרבה מידע על ההורה: זיוה ישראלי אמא של יוסי מכיתה ג1.
אבל באקסל שלנו המידע הזה מפוצל בכמה טורים, נגיד שם ההורה בטור A, המשפחה בטור B, שם הילד בטור C והכיתה – בטור D .
נצטרך לפתוח טור חדש, ובו לחבר את כל הנתונים בעזרת נוסחה פשוטה.

=A2&” “&B2&” אמא של “&C2&” “&D2

נפרק מה עשינו: התחלנו עם הסימן = כדי לסמן שזו נוסחה.
אמרנו לו לקחת את מה שיש בשורה שלנו(שורה 2) בטור A
ואז להוסיף (הסימן & מחליף את ה+) רווח (שמנו אותו עם גרשיים לפני ואחרי כדי שיתייחסו אליו)
ואז להוסיף & את מה שיש לנו בטור B, וכך הלאה: עוד רווח, ומה שיש בטור C, עוד רווח – ומה שיש בטור D.

אחרי שסידרנו את הנוסחה לשורה הראשונה, אנחנו מושכים אותה על כל השורות (איך מושכים נוסחה? מרחפים עם העכבר על הפינה התחתונה של תא שרוצים למשוך, שיש בה עיגול קטן, עד שהעכבר מקבל צורה של פלוס גדול. ואז לוחצים ומושכים כלפי מטה על כל השורות שנרצה. הנוסחה משתכפלת, ורק מספר השורה משתנה בתוך הנוסחה).

נבדוק שכל הנתונים יצאו בסדר. אפשר לשנות את הנוסחה כדי שתתאים לטורים אצלכם. העיקר שקיבלנו טור שבו כתוב שם “עשיר” שמכיל הרבה מידע.
דבר אחרון – נעתיק את כל הטור ונדביק בטור חדש כדי להשתחרר מהנוסחה – עכבר ימני > הדבקה מיוחדת > ערכים בלבד.

שלב שלישי: הכנסת הנתונים לטבלה

אחרי שסידרנו שלושה טורים: שם (עשיר ומלא מידע), מייל וטלפון, אפשר להכניס אותם לתבנית(לחצו ליצירת עותק). ייבוא אנשי קשר משום מה לא תמיד עובד בצורה תקינה, ובמיוחד קשה לשכנע את גוגל לזהות את שדה הטלפון. אחרי כל מיני ניסויים וטעיות, מצאתי שהתבנית לייצוא לאאוטלוק היא דווקא זו שעובדת. אז הנה היא, אפילו צבעתי באדום את הכותרות שצריך להדביק בהם את הטורים שלכם.

תדביקו כל טור במקום, תעברו לוודא שלא קפצה שורה,

ואז נוריד – קובץ > הורדה > ערכים מופרדים בפסיקים, כלומר סיומת CSV.

יירד קובץ, אתם לא צריכים לפתוח אותו אפילו.

שלב רביעי – ייבוא

ניכנס אל אנשי הקשר בגוגל. זה נמצא במגש היישומים (9 הקוביות למעלה משמאל), בסמל כחול עם דמות של אנשים.

נלחץ על כפתור יצירת איש קשר, ונראה שהוא מתפצל לשני כפתורים: יצירת איש קשר יחיד, ויצירת אנשי קשר מרובים. נבחר את השני.

נלחץ על המילים הכחולות – לייבא אנשי קשר – כדי להעלות את הקובץ שהורדנו בשלב השלישי. נלחץ על “ייבא”.

זהו, מסתכלים שהאנשים יובאו נכון – שם טלפון ומייל (באג שיכול לקרות זה שטור הטלפון חסר), וסיימנו.

אפשר לתת שם לקבוצה.

תוך כמה דקות אנשי הקשר החדשים יתעדכנו בחשבון גוגל שלכם גם במכשירים אחרים.

מכאן והלאה – בקלות רבה שולחים מסרון מחמאה לתלמיד, מזהים מי ההורה שמתקשר אלינו, וכן הלאה.

אמן שתמיד תהיה לנו תקשורת חיובית עם ההורים… שנה טובה ומתוקה,
וסליחה על דברים שהבטחתי ולא קיימתי, או אם פגעתי במישהו.

חפציה