עוד פרויקט שהעסיק אותי לאחרונה, והפך את פתיחת השנה למאתגרת יותר מהרגיל – הטמעה של משהו חדש.

כשהגעתי לבית הספר הנוכחי, לפני 3 שנים וקצת, הייתי המומה לגלות שהם עדיין מסמנים נוכחות על גבי יומן מורה מנייר. לפני כן לימדתי בחטיבה שהשתמשה בתוכנת ניהול בית ספרי, וההבדל ביכולת לרכז את הנתונים ולהסיק מסקנות הוא תהומי. לא היה לי איך לשנות את השיטה, וכך לאורך שלוש שנים הייתי סופרת בכל שבועיים את סך אירועי המשמעת לתלמידותיי, מעתיקה שם ותאריך לפתקים בשלוש רמות, חותמת ומחלקת… ובכלל לא בטוחה שלא נפלה טעות בסימונים או בספירה של הסימונים הידניים על הסדינים מלאי המשבצות המבלבלות (הכנתי סימניה, מיניתי תלמידה שמירקרה כל שורה חמישית… ועדיין. הרבה בזבוז זמן מיותר).

השנה הבשיל השטח לעבור ליומני נפ”ש (=נוהל פתיחת שיעור) מקוונים. בבית ספר יסודי לא ראיתי לנכון להשקיע אלפי שקלים עבור חברה חיצונית, ובניתי את כל המערך על גבי גוגל דוקס.

יצרתי קובץ מאסטר ובו הסדין השבועי: רשימת הבנות (מוקפאת כדי שאפשר יהיה לגלול ולסמן בצמוד לרשימה) מימין, וימות השבוע – מחולקים למערכת השעות – מעל. הכנתי טורי סיכום עם נוסחאות CountIf שסופרות את כמות התאים בהם יש אות מסוימת בדיוק – א’ לאיחור, ח’ לחיסור, צ’ לבעיית ציוד, ת’ לתלבושת וז’ לזמן. טור נוסף מסכם את סך האירועים, ובו הפעלתי עיצוב מותנה של סולם צבעים, שמאפשר להבליט את השיאנים בצבירת אירועים. גם הסימונים על גבי הסדין נצבעים אוטומטית ע”י סט של הנחיות עיצוב מותנה – ברגע שהאות נכתבת, הריבוע שלה נצבע ומובלט. שורה נוספת סופרת את סימוני הV לניקיון.

שיכפלתי את הגליונות כך שיכסו את כל השבועות של המחצית. בפנים כתבתי תאריכים, אבל שמות הגליונות נשארו באנגלית – S1, S2 וכולי, כדי שיהיה נוח להתעסק איתם בנוסחאות. הוספתי גליון אחד, “סיכום”, ששואב נתונים מכל השבועות יחד. הנוסחאות בתוכו היו ממש ארוכות… למרות שהתחביר שלהן פשוט. כאן כמובן השתמשתי המון ביכולת של אקסל / גוגל שיטס לשכפל נוסחא ולהתאים את התוכן שלה לתאים סמוכים, בעזרת גרירה של הצלב הקטן מפינת המלבן עם הנוסחא.

תכונה חשובה נוספת היא שכפול רשימת התלמידים ורשימת השיעורים מהגליון הראשון אל כל הגליונות העוקבים, כך שניתן לתקן פעם אחת ולא לשכפל בנפרד לכל גליון באופן ידני. זו נוסחא פשוטה מאוד – שם הגליון מוקף בגרש, סימן קריאה, והתא שרוצים לשאוב. ='S1'!B6

הגנתי על הטווחים האלו בגליון הראשי כך שרק אני אוכל לערוך אותם. זאת כדי לחסוך שיבושים ומחיקות בטעות. גם טורי הסיכום בכל גליון מוגנים (היה צריך לחזור על הגנת הטווחים בכל גליון מחדש, זה לא משתכפל; למזלי כשמשכפלים קובץ שלם זה כן עובר)

השלב הבא היה יצירה של תהליך אוטומטי ככל הניתן ליצירת פתקי העדכון שיוצאים להורים אחת לשבועיים. כאן נטשתי את גוגל דוקס – בו אין אופציה מובנית של מיזוג דואר, וכשיש – הסקריפט שולח מיילים ונדיר למצוא תוסף שמאפשר יצירת קובץ להדפסה. כשמצאתי אחד כזה התבאסתי לגלות את המגבלות של הגרסא החינמית – רק עשר שורות בכל פעם, ואין מיזוג של יותר מרשומה אחת בדף. אז חזרתי אל אופיס המוכר.

בניתי אקסל לתוכו המחנך מדביק את טורי הסיכום של השבועיים. מעדכן תאריך (פעם אחת, זה משתכפל לבד) ושומר. הנוסחאות (IFS) מחשבות את כמות האירועים, ובהתאם מנפקות כותרת (מכתב מחמאה/ מכתב חיזוק/ מכתב שיפור) ומשפטי פתיחה וסיכום מתאימים. הסתבכנו קצת עם הניסוח של התבנית, וכך הרבה מהטקסט של הפתק מופק ע”י הנוסחאות וכלל לא קיים בתבנית. 

אתגר נוסף היה להמיר את כל המערך הזה כך שיתאים לפתקים שמפיקים בבית הספר התאום שלנו – בי”ס בנים… שוב ושוב הייתי צריכה לחזור ולתקן בנוסחאות את “הצליחה” ל”הצליח”…

קובץ נוסף שיצרתי בוגל דוקס – מיועד למנהל – מרכז נתונים מהיומנים המקוונים של כל הכיתות, בעזרת נוסחת הקסם IMPORTRANGE. כל מלבן צהוב מכיל נוסחא ששואבת את שלושת טורי הסיכום מכיתה מסוימת בשבוע מסוים. בעזרת חיפוש והחלפה ע”ג טקסט הנוסחאות אפשר לעבור בבת אחת לשבוע אחר. כמה שניות טעינה והנתונים מוצגים. כאן ניתן לראות שאפשר להחיל עיצוב מותנה על הנתונים למרות שהם בעצם לא ממש קיימים בקובץ הזה, אלו רק “צלליות” ממקור אחר…

לא קל לכל המורים לעבור מהנייר בטוח והמוכר אל המקוון המוזר, אבל אני רואה שלאט לאט עוד ועוד מהגרים אל הרעיון החדש… היתרון של האוטומטיות, היתרון של הנגישות לקובץ מכל מקום, השקיפות מול ההנהלה – יסייעו להשלים את הטמעת השינוי. מרכיב חשוב כאן הוא הדחיפה החד משמעית מצד ההנהלה, ומצד שני האמפתיה והסבלנות מול חברי צוות שלוקח להם יותר זמן להפנים ולהתרגל.

~~~~~~~

עדכון – לקראת תשעט, גרסא חדשה של היומן.

שנה טובה ומתוקה!