לפעמים אני צריכה לשלוח אל כל ההורים בבת אחת הודעה – אבל שכל אחד יקבל תוכן שונה.
למשל “הילד המקסים שלך Y קיבל ציון X”, או “תזכורת – הילד שלך Y צריך להביא X לערב כיתה” או “ועד ההורים מזכיר כי שילמת / לא שילמת את הסכום שנקבע”… לשלוח אחד אחד זו השקעה – וחבל, כי עדיף להשקיע בלתכנן משחק מעניין לשיעור מחר.
בואו תראו איך נשלב שני טריקים, ונחסוך מלא טרחה.
שלב ראשון: יצירת הטקסט בעזרת “מילוי מהיר” באקסל.
*מצאתי את זה באתר של אקסל מאסטר המצוין.*
נכניס טבלה פשוטה. טור עם שם הילד, ולידו טור עם מה שהוא צריך להביא למסיבה.
עכשיו “נלמד” את המחשב מה התבנית שאנחנו רוצים. בתא העליון בטור חדש, נכתוב בצורה חופשית את ההודעה המיועדת להורה הראשון. למשל – “להורים היקרים של שירה זרחי, למסיבת ‘ליל הסדר’ המשותפת עליה להביא בקבוק מיץ ענבים. נשמח שתעבירו את הפריטים יום קודם כדי להימנע מטעויות. רוב תודות, המחנכת וצוות החינוך החברתי, בית הספר המקיף על שם נורדאו”. שימו לב ששיבצתי פה נתונים מהטורים הקיימים: גם השם וגם מה שצריך להביא.
נעבור לשורה הבאה, ומכאן ניתן למחשב לעבוד לבד –
נלך לכרטיסית בית> מילוי> מילוי מהיר. (באנגלית- flash fill)
והנה התוצאה: (יש לנו כאן תקלה קטנה לגבי הניסוח לבנים. או שנתקן נקודתית, או שנשנה ניסוח…)
מגניב?
עכשיו צריך שזה יישלח במייל. נעבור לשלב שני.
שלב שני – סקריפט לשליחת מיילים מותאמים.
בגוגל שיטס Sheets מדביקים בטור A את כתובות המייל, ובטור B – את הטקסטים. פשוט מעתיקים את הטור שנוצר לנו בשלב א’. שימו לב שהמיילים צריכים להיות מסודרים לפי הסדר הנכון שלא יהיו תקלות…
עכשיו זה נראה קצת מלחיץ אבל לא להיבהל. לוחצים על “כלים” > “עורך הסקריפט”, ובעמוד שנפתח מדביקים את זה:
function sendEmails(){ var sheet =SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var startRow =2; // מאיזו שורה מתחילים לשלוח (כלומר, לדלג על הכותרת) var numRows =5; // כמות השורות שתעובד// אם תרצו לשלוח ל30 אנשים, כתבו בשורה לעיל 30 במקום 5. var dataRange = sheet.getRange(startRow,1, numRows,5) // Fetch values for each row in the Range. var data = dataRange.getValues(); for(i in data){ var row = data[i]; var emailAddress = row[0]; // טור ראשון var message = row[1]; // טור שני var subject ="מייל מותאם אישית"; // s כדאי לשנות את הטקסט הזה MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message); }}שימו לב לבצע שני שינויים בקוד הזה:
- לתקן את המספר 5 למספר השורות שלכם. (א”א להכליל שורות ריקות)
- לשנות את הטקסט שיופיע בכותרת של המייל שיישלח, במקום “מייל מותאם אישית” תוכלו לכתוב – “עדכון מהמורה חדווה” או “חלוקת תפקידים להצגה” וכולי.
אנחנו מוכנים. נבצע שמירה בשם(1)> בחירת שם הסקריפט מתוך הרשימה(2)> הרצת הסקריפט(3)
ונתבקש לאשר את ההרצה הבלתי מאובטחת. זה בסדר, תאשרו בכל החלונות שקופצים…
ט-ד-ם! המייל נשלח.
סמנו לעצמכם וי יפה ברשימת המטלות 🙂
מתי עוד תשתמשו בזה? כששולחים הודעה ספציפית לצוות המורים. כשאתם מארגנים משהו משפחתי או לקבוצה גדולה של אנשים. וכן הלאה…
5 מחשבות על “איך לשלוח מייל מותאם אישית לכל הורה לגבי הילד שלו?”
הנה הגוגל שיטס שיאפשר שליחה של הרבה מיילים מותאמים אישית… מקווה שהכל יעבוד לך כמו שצריך!
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fkpY3Qt5UjyyPAP5LhTuKUwmNb1XHMAISS1B-NL4RGY/copy?usp=sharing
אני כאן כדי לענות על שאלות (בעיקרון ההסברים כתובים בפנים, אבל בטח יש סיבוכים שלא צפיתי) וממש אשמח לקבל ממך משוב.
שאלה:
כששולחים באמצעות הסקריפט הזה, כתובת השלוח מוצגת בצד המקבל בלי השם שמופיע תמיד כששולחים מייל רגיל
יש דרך לעשות התאמה אישית של השם שמוצג ?
תודה רבה
פינגבאק: איך זה להצטרף לG SUITE FOR EDUCATION – חולמים תקשוב
פינגבאק: איך זה להצטרף לG SUITE FOR EDUCATION - חולמים תקשוב
מי שמשתמש באאוטלוק יכול לעשות מיזוג דואר עם וורד (לתבנית) ואקסל ( לנתונים המשתנים) וזה יישלח באאוטלוק